Bien démarrer avec Microsoft Teams

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À la découverte de Microsoft Teams

En ce moment, se déroule à Orlando la conférence Ignite de Microsoft.  Nous profitons de l’occasion pour présenter notre vision de Microsoft Teams. Il s’agit d’une solution en ligne qui permet de créer et d’entretenir un lien au sein d’une organisation, en fournissant des fonctionnalités de communication, de réunion en ligne… Cette plateforme vous permettra ainsi de communiquer avec une personne qu’elle soit interne ou externe à votre entreprise. L’objectif principal de Teams est de réduire l’échange de mails entre les collègues d’une même société. En utilisant Microsoft Teams, vous n’aurez plus qu’à gérer les mails envoyés par les partenaires externes à votre entreprise.

Vous venez tout juste d’arriver au sein de l’entreprise ? Ne vous inquiétez pas ! Avec Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent accéder à l’historique des conversations. Vous pouvez (et vous devriez) organiser vos conversations sous forme de «Groupes » (ensemble de personnes travaillant sur des projets communs) et canaux (thématiques ou projet) internes aux «Groupes ». Chaque projet peut ainsi être traité sur un canal de conversation spécifique, les informations relatives à ce projet ne seront plus dispersées. Cela signera la fin de la confusion !

Microsoft Teams permet aux utilisateurs de collaborer, tout en s’appuyant sur l’ensemble des outils de la suite Microsoft Office 365, ces derniers étant ainsi interconnectés.

Cette plateforme s’illustre par une ergonomie attrayante et une prise en main rapide. Les fonctionnalités proposées ont pour seul objectif de faciliter la collaboration. La plateforme Teams est ainsi plus transversale, et est amenée à remplacer Skype for Business.

Microsoft Teams : adopter une utilisation efficace

Vous souhaitez essayer Microsoft Teams ? Vous trouverez ci-dessous quelques astuces afin d’optimiser votre investissement.

Utilisez la plateforme Teams pour communiquer au sein des équipes

Teams devrait être l’outil numéro 1 de communication au sein de votre entreprise. L’échange de mails entre les différents services serait ainsi très largement limités. Tout type d’événement tel que les réunions (ou les discussions, quand elles sont productives) devrait y être débriefé, pour informer tout le monde de ses conclusions.

Organisez vos discussions en groupes et canaux

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Si votre organisation projette d’utiliser Teams, il sera nécessaire de mettre en place un ensemble de « Groupes », ces derniers ayant pour but de représenter de manière structurelle votre organisation : Marketing, Ventes, Tech, RH,… Ces groupes peuvent également être définis par projet.

Au sein de chaque « Groupe », il est conseillé d’avoir des canaux propres à chaque projet ou aux missions périodiques. Par exemple, au sein du « Groupe » Marketing, vous pourrez mettre en place un canal de discussion dédié à chaque produit, un canal pour les opérations de communication, etc.  De plus, il est maintenant possible d’inviter une personne externe à l’entreprise en tant qu’invitée, pour participer aux discussions d’un canal spécifique.

Les messages directs et les canaux privés

Les messages directs devraient être limités autant que possible, et se réduire à des échanges personnels. Les canaux privés permettent de créer des espaces d’échanges confidentiels restreints à des personnes spécifiques, pour aborder des sujets sensibles.

Microsoft Teams : l’intégration d’applications externes

Par le biais d’une boutique virtuelle, vous avez la possibilité d’installer des applications tierces afin d’optimiser votre expérience sur la plateforme. Ces applications sont classées selon des thématiques : « Gestion de projet », «  Productivité », « Finances », etc.

De nombreuses applications sont présentes sur cette boutique virtuelle de Microsoft, telles que Asana, Bitbucket, GitHub, ou même Google Analytics. L’installation d’applications externes vous permet de suivre mais aussi d’automatiser des process tout en restant sur la plateforme Teams.

L’application de sondage Open Agora pour Microsoft Teams

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L’application Open Agora pour Teams vous permet de créer des consultations au sein des canaux de discussions, par exemple pour simplifier les prises de décision. Notre application s’illustre aussi par la présence d’un onglet, qui fournit un ensemble de données en lien avec votre activité : le nombre de consultations créées, le nombres de votants, des présentations graphiques de vos résultats, et des interactions simplifiées et enrichies avec l’application.

Pour en apprendre davantage sur les sondages dans Microsoft Teams , nous vous invitons à lire notre précédent article :

Lire aussi sur notre blog

Passez à l’action avec les sondages directement dans Microsoft Teams

MailClark : tous vos emails et vos feeds sociaux dans vos canaux

L’application MailClark simplifie l’organisation de votre communication en stoppant les basculements entre les différents outils de communication, tels que les mails, Twitter ou Facebook. Leurs contenus deviennent directement accessibles dans Microsoft Teams. Cette application améliore votre productivité, en regroupant ainsi certains mails sur un canal dédié. Il devient alors possible d’identifier (tagger) vos collègues sur un mail, pour partager avec eux une information spécifique.

Microsoft Teams représente une démarche pertinente dans l’optimisation de votre énergie professionnelle. De plus, une version gratuite est maintenant disponible !  Vous pouvez l’essayer à tout moment !

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